Generic illustration.

Vinkkejä etätyöskentelyyn

Koronavirusepidemian vuoksi Suomessakin monilla työpaikoilla on siirrytty toistaiseksi etätyöhön siinä määrin kun työtehtävät sen sallivat. Päätimme jakaa muutamia omia, hyväksi havaitsemiamme vinkkejä etätyöskentelyyn liittyen.

Etätyöskentely on haastava työnteon muoto, sillä se on hyvin henkilökoihtaista. Kullekkin parhaiten sopivat työskentelyajat, -tavat ja -ympäristöt vaihtelevat suuresti. Lisäksi usein esimerkiksi työskentely-ympäristöään ei voi valita vapaasti, vaan sen kanssa täytyy tehdä kompromisseja.

Tunne itsesi

Työskentele silloin, kun itse olet tuottavimmillasi. Jotkut ovat tehokkaimmillaan heti aamusta, toiset vaativat ensin hieman aika "heräämiseen" ja työvireeseen pääsemiseen ja kolmannet saavat parhaiten asioita aikaan iltapäivän viimeisinä tunteina.

Keskity parhaaseen aikaan vaikeinpiin asioihin, ja jätä helpommat tehtävät ajankohtiin jolloin tiedät olevasi vähemmän vireä. Suunnittele etukäteen myös ajankohdat, jolloin koet parhaaksi hoitaa alta esimerkiksi puhelut ja muut asiakaskontaktit.

Järjestä itsellesi työpaikkamaiset olot

Valmistaudu etätyöpäivään kuten muihinkin työpäiviin. Käy suihkussa, pukeudu normaalisti työpäivää varten ja tee muut normaalit askareet. Näin pääset helpommin työvireeseen heti aamusta.

Jos kotona on muitakin, tee selväksi, että vaikka olet fyysisesti läsnä olet ensisijaisesti töissä etkä kotona. Työskennellessäsi sinua ei voi häiritä eikä työpäivän aikana keskitytä muihin asioihin.

Käytännössä toisten ihmisten sivuuttaminen kokonaan ei tietysti onnistu, eikä se ole tarpeenkaan. Sopikaa esimerkiksi yhteisistä tauoista, jolloin mieleen tulleista asioista voidaan keskustella.

Asennoidu niin, että päivän aikana et tee mitään kotitöitä, olethan töissä etkä kotona. Kotona on helppo huomaamattaan harhautua tekemään kodin pieniä askareita, mutta pyri välttämään niitä. Pienetkin asiat vievät helposti keskittymisen töistä muihin askareisiin, ja pientenkin asioiden kasautuessa niistä  kasvaa helposti iso ajanhukka. Kotityöt hoidetaan vapaa-ajalla.

Suunnittele päivän kulku etukäteen

Suunnittele seuraavan päivän kulku jo edellisenä päivänä. Näin sinulle on selvää heti aamusta alkaen, mitä päivän aikana on tarkoitus tehdä.

Valitse päivän tehtävät, ja listaa mielummin hieman liian paljon tehtäviä kuin liian vähän. Kun tekemistä on aina riittävästi, on tuntuu helpommin siltä että asioita on todella saatava aikaiseksi. On sallittua myös joustaa tehtävistä ja tehdä tilaa uusille asioille myös kesken päivän, jos sellaisia ilmenee. Aikatauluta mahdollisesti tekemättä jääneet tehtävät seuraavalle päivälle.

Muista aikatauluttaa myös puhelinpalaverit ja muut kontaktit.

Valitse etukäteen myös työaikasi. Pidä myös kiinni työajasta, mikä tarkoittaa myös sitä että osaa lopettaa ajoissa.

Valitse erillinen työtila

Käytä hetki aikaa työskentelypisteen valintaan. Jos etätyötilanne on tullut yllättäen etkä ole aiemmin työskennellyt kotoa, on hyvin todennäköistä ettei sinulla ole ennestään valittua työtilaa. Erillinen toimistohuone on tietysti paras vaihtoehto, mutta usein sitä ei ole mahdollista järjestää.

Sohva tai muu rentoutumiseen tarkoitettu paikka tai huone ei välttämättä ole paras vaihtoehto työntekoon. Samoin myös makuuhuone voi olla huono tila "työmoodiin" pääsemistä ajatellen. Jos olosuhteet sen muuten sallivat, esimerkiksi keittiö pöydän muuntaminen päivän ajaksi täysin työkäyttöön voi olla hyvä idea.

Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi

Työpaikan sisäinen kommunikaatio muuttuu täysin, kun siirrytään etätyöhön. Enää työkaverille ei voi samalla lailla töiden lomassa jutella eikä kollegaa voi samalla lailla mennä nykäisemään hihasta. Työnteon kannalta tämä on sekä hyvä että huono asia: toisaalta keskeytykset saattavat vähentyä ja työhön keskittyminen parantua, mutta toisaalta apua pieniin ongelmatilanteisiin ei ehkä saa yhtä nopeasti ja helposti. Yleensä työpaikalla tapahtuu päivän aikana on paljon sellaista pientä tiedonvälitystä, jota ei välttämättä ole osannut ajatellakaan.

Etätyöhön liittyvässä kommunikaatiossa myös tarkoituksenmukaiset työkalut ovat avainasemassa. Jos etätyötilanne tulee yllätyksenä eikä työnantaja ei ole ennalta valinnut käytettäviä työkaluja ja työtapoja käykää niitä yhdessä läpi. Työn luonne määrittää myös sopivimmat työkalut.

Pikaviestimet ovat helppo ja nopea tapa viestinvälitykseen. Niiden heikkoutena on kuitenkin se, että saapuvat viestit helposti keskeyttävät työnteon ja vie huomion muualle. Pikavistimiä kannattaa kuitenkin harkita edes kahvihuone-tyyliseksi jutustelukanavaksi lähes kaikkiin työyhteisöihin.

Sähköposti on erittäin hyvä etätyön väline. Se on luonteeltaan asynkroninen eli ei-reaaliaikainen, joten se ei vaadi osapuolilta yhtäaikaista sitoutumista kommunikaatioon. Koska keskustelukumppani ei odota vastausta välittömästi, ei saapuvaan viestiin tarvitse reagoida saman tien. Kesken olevan asian voi hoitaa rauhassa loppuun ja vastata viesteihin sen jälkeen. Usein hyvä tapa on vilkaista ja vastata sähköposteihin vaikka tunnin tai kahden välein.

Sähköposti myös ketjuttuu, jolloin yhteen aiheeseen liittyvät asiat pysyvät samassa ketjussa vaikka yhtä aikaa kävisi useita keskusteluja joko samojen tai eri henkilöiden kanssa. Pikaviestimiä käytettäessä kaikki viestit menevät usein iloisesti sekaisin, jolloin etenkin jälkikäteen asioiden lukeminen voi olla vaikeaa tai mahdotonta. Sähköpostin tapauksessa jokaisella on keskustelu siististä tallessa, joten siihen helppo palata myöhemminkin ja viestien sisällöistä on helppo etsiä asioita sähköpostiohjelman haun avulla.

Kokoukset voi yleensä kätevimmin korvata videopuheluilla, mutta joissain tapauksissa myös sähköpostilla tai pikaviestimillä.

Karsi häiriötekijät

Sosiaalinen media on suunniteltu niin, että sitä on aina helppo "vähän vain vilkaista". Kun
pomo ja muu työyhteisö ympäriltäsi puuttuu, poistuu myös sosiaalinen paine
somesta pois pysymiselle ja sen vilkuilu helposti lisääntyy.

Eriytä sosiaalinen media pois työympäristöstäsi, tai ainakin tee sen vilkuilusta vaikeampaa. Kytke ohjelmien ilmoitukset pois päältä tai pidä puhelin kokonaan äänettömällä. Käytö somea vain erikseen määrittämiesi taukojen aikana.

Jos sinulla ei ole erikseen työkäyttöön varattua tietokonetta, pyri eriyttämään myös tietokoneesi työympäristö vapaa-ajalla käyttämästäsi ympäristöstä. Jos esimerkiksi käyttämässäsi selaimessa on jatkuvasti auki vapaa-aikaasi liittyviä sivustoja, käytä työaikana kokonaan toista selainta jottet harhaudu selaamaan työhön liittymättömiä asioita. Voit myös tehdä koneellesi kokonaan erillisen käyttäjäprofiilin, jota käytät ainoastaan työaikana. Näin sivuhistoria tai muut käyttämäsi ohjelmat eivät häiritse työaikana, ja toisaalta työsähköpostit ja muut asiat eivät häiritse sinua vapaa-ajallasi käyttämässäsi käyttäjäprofiilissa.

Jos mieleen tulee jokin työhönliittymätön asia jonka haluaisit tehdä, ajattele, että ennen sitä nykyinen tehtävä täytyy saattaa loppuun. Jos mielessäsi on jo kahvin keitto, ajattele "kahvitauolle en mene, ennen kuin tämä tehtävä on valmis". Tehtävän sitominen odottamaasi taukoon auttaa saattamaan tehtävän pian valmiiksi.

Muista tauot ja ihmiskontaktit

Muista pitää riittävästi taukoja, ja tee tauon aikana jotain ihan muuta. Lähde pois työpisteeltäsi, venyttele hieman tai käy vaikka kävelyllä. Jos kotona on muitakin, seurustele. Ajatusten vieminen hetkeksi pois työstä auttaa pysymään vireänä.

Jos kotona ei ole muita, voi päivä tuntua pitkältä ilman ihmiskontakteja. Jos työporukan kanssa on käytössä jokin pikaviestin kahvihuone-tyyliseen jutusteluun, sopikaa etukäteen taukojen ajat jolloin voitte keskustella viestimen kautta kaikki yhtäaikaa.

Valmista lounas etukäteen

Asennoidu lounaaseen samoin, kuin jos ottaisit lounaan kotoa mukaan töihin. Tee "eväät" jo edellisenä päivänä, jolloin lounasaikaan ruoka tarvitsee vain lämmittää. Jos et ole aiemmin ottanut kotoasi lounasta mukaan töihin ja koet että ruoanlaittoon menee paljon aikaa, ajattele myös sitä kuinka paljon aikaa säästät kun sitä ei kulu lainkaan työmatkaan.

Pääset myös helpommalla lounaan valmistuksen kanssa, kun teet illalla hieman suurempia ruokamääriä ja varaat tähteet seuraavaksi päiväksi. Toinen tapa on tehdä jokin isohko ruoka-annos erikseen ja pakastaa se. Yhdestä padasta saa helposti monta lounasta, ja pakastamalle ne säilyvät hyvin eikä seuraavan päivän lounaan tekemistä tarvitse miettiä joka päivä.